Как выписывать акты выполненных работ

Материал из ISPWiki
Перейти к: навигация, поиск

Для того, чтобы выписывались акты выполненных работ, должны быть выполнены следующие условия:

  • В настройках компании должен быть выбран шаблон акта. Для российского юридического лица - это "Русский акт".
  • В методе оплаты, который проходит через бухгалтерию, должна стоять галочка "Подключить к компании".
  • В настройках компании должны быть заполнены все поля. Иначе при печати акта будут пропущены данные.
  • В Справочники - Страны - Изменить (для страны Компании) включены акты выполненных работ

Есть несколько вариантов выписки актов:

  • По расходам после оплаты
  • Автоматически по авансовым платежам

Тип можно выбрать для каждого клиента свой. По умолчанию - первый вариант.

По расходам после оплаты

Акт выполненных работ будет выписан только после оплаты предоставленных услуг. Акт генерируется только по оплаченным расходам, то есть только по тем расходам, которые закрыты платежом. Если расход оплачен частично, то в акт попадет только та часть, которая оплачена. Наименование услуг в акте формируется на основе расходов.

Акты с типом - после оплаты - генерируются вручную. Обычно это делается в первый день месяца. Для этого в разделе Акты выполненных работ нажмите кнопку создать. Укажите дату акта, выберите промежуток времени, расходы, дата оказания услуг которых, входит в указанный период, будут включены в акты. Наиболее правильно указывать промежуток - последний день предыдущего месяца и на два-три месяца до этого, чтобы в акт включились все расходы которые были ранее оплачены. Почему не стоит указывать только один месяц? Бывают случаи, когда клиенты оплачивают расходы уже в следующем месяце. К примеру, при штрафе за простой или при оплате по статистике. В таких случаях в акт только за последний месяц могут не попасть расходы из других месяцев.

После нажатия на кнопку ok, запустится процедура генерации актов. Она будет идти в фоновом режиме и может занять продолжительное время. После завершения генерации акты можно распечатать и отправить клиентам. Расходы, по которым выписан акт, удалить нельзя.

Обратите внимание, у каждого расхода есть две даты. Фактическая дата списания - когда было произведено списание средств, то есть дата создания самого расхода и дата оказания услуги. Зачем нужна дата оказания услуги? Когда услуга оплачивается сразу, например, на пол года, то с точки зрения бухгалтерии не верно будет указать всю сумму в акте за один месяц, ведь услуга будет действовать 6 месяцев. Соответственно бухгалтерии нужен не один акт, где будет указана вся сумма, а каждый месяц по акту, в которых будет указана месячная плата за услугу. Поэтому BILLmanager при покупке / продлении услуги более чем на 1 месяц, формирует несколько расходов, у которых фактическая дата будет одинаковая, а дата оказания услуги разная. Акты выполненных работа генерируются по дате оказания услуги. Обратите внимание, что для этого нужно включить опцию "разбивать расходы по месяцам" в разделе Типы продуктов.

Автоматически по авансовым платежам

Такие акты автоматически выписываются после зачисления платежа. Это бывает удобно для некоторых клиентов. Описание работ берется из назначения платежа. Его можно задать в настройках компании, либо в настройках плательщика.

Акты по обещанный платежам

Акты, по платежам, со статусом "Обещанный платёж" не создаются. Не зависимо от типа генерации актов.

Начисления по партнерской программе

В акты, которые генерируются по расходам, попадут те расходы, которые закрыты платежами, у метода оплаты которых указана компания. Для платежей, которые начислены по партнерским начислениям, не указана компания, поэтому расходы, закрытые такими платежами, в акт не попадут.